Privacy verklaring
Wij informeren u dat de volgende documenten van toepassing zijn op het gebruik van het platform en raadpleegbaar zijn:
- Op de entiteit die een bestelling voor een test plaatst, naar aanleiding van de bestelling van een test: A. Privacyverklaring met betrekking tot het Platform;
- Op de persoon die deelneemt aan een test in het kader van het Ready Test Go-platform: de privacyverklaring van de opdrachtgever van de betreffende test
- Op de persoon die deelneemt aan een test, aangezien Mapwave optreedt als verwerker van de opdrachtgever in het kader van een 360°-feedbackbevraging of een organisatiebevraging: B. Privacyverklaring met betrekking tot het Platform;
- in alle gevallen: C. Beleid inzake aanvaardbaar gebruik.
A. Privacyverklaring met betrekking tot het Platform
Versie 2.1 – 11 november 2026
Mapwave (hierna ‘we’ of ‘Mapwave’) wenst u in deze Verklaring toe te lichten waarom en op welke manier we uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken overeenkomstig Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna de ‘AVG’). Deze Privacyverklaring (hierna de ‘Verklaring’) is van toepassing op alle verwerkingen van Mapwave, uitgezonderd de verwerking van persoonsgegevens van personen die vragenlijsten van Mapwave invullen (b.v. 360°-bevragingen of organisatiebevragingen). Voor die verwerkingen geldt een specifieke privacyverklaring (zie B. Privacyverklaring met betrekking tot vragenlijsten). Voor de verwerking van gegevens in de context van het Ready Test Go-platform geldt de privacyverklaring van de opdrachtgever.
1. Doeleinden van de verwerking en rechtsgrond
In de context van onze activiteiten verwerkt Mapwave persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:
Klantenbeheer (contractuele noodzaak) (wettelijke verplichting)
- Identificatiegegevens
- Financiële gegevens en bijzonderheden
- Persoonlijke kenmerken
- Professionele gegevens (opleiding en beroep)
Direct marketing (gerechtvaardigd belang, nl. direct marketing) (toestemming)
- Identificatiegegevens
- Persoonlijke kenmerken
- Professionele gegevens (opleiding en beroep)
Leveranciersbeheer (contractuele noodzaak)
- Identificatiegegevens van u en een aantal van uw werknemers
- Financiële gegevens (betalingsgegevens)
- Professionele gegevens (opleiding en beroep)
De naleving van onze wettelijke verplichtingen (wettelijke verplichting)
- Identificatiegegevens
- Financiële gegevens (betalingsgegevens)
Fraudepreventie- en bestrijding (gerechtvaardigd belang, nl. fraudepreventie en bestrijding) (wettelijke verplichting)
- Identificatiegegevens
- Financiële gegevens
De juridische grondslag waarop Mapwave zich beroept is telkenmale aangegeven bij de verwerking.
Een aantal gegevens worden verkregen bij derden (b.v. uw werkgever of uw collega’s verstrekken ons uw persoonsgegevens, bij publieke bronnen (het Belgisch Staatsblad, KBO en overheidsdiensten) en bij bepaalde private bronnen. Het gaat om persoonsgegevens die vrijwillig aan ons worden verstrekt of die we soms opzoeken om ontbrekende informatie aan te vullen (b.v. het opzoeken van een ontbrekend ondernemingsnummer of een ontbrekende functietitel).
Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bij gebreke aan verstrekking van de vereiste gegevens kan de relatie niet worden opgestart of voortgezet.
2. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
Wij delen uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden met een beperkt aantal andere
partijen:
- Wij delen uw persoonsgegevens met uzelf en, in voorkomend geval, (a) uw werkgever of
bepaalde van uw werknemers en (b) professionele adviseurs die door u worden aangeduid; - Wij delen uw persoonsgegevens met financiële instellingen
binnen de context van onze relatie met deze partijen , b.v. wanneer dit noodzakelijk is om een betaling aan u te kunnen verrichten; - Wij delen uw persoonsgegevens met overheidsdiensten, hoven en rechtbanken
- Wij delen uw persoonsgegevens met andere professionele raadgevers, voor zover
noodzakelijk voor onze dienstverlening - Wij doen een beroep doen op een aantal technische verwerkers, zoals b.v. hosting van website, bestanden en dossiers, waarmee de nodige verwerkingsovereenkomsten werden
overeengekomen
3. Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Uw persoonsgegevens worden door Mapwave binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt.
4. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
We bewaren uw persoonsgegevens in functie van het toepasselijke verwerkingsdoel voor dehieronder vermelde termijn:
- Klantenbeheer: 10 jaar na het einde van de overeenkomst;
- Leveranciersbeheer: 10 jaar na het einde van de leveranciersrelatie;
- Fraudepreventie- en bestrijding: 10 jaar na het einde van overeenkomst/transactie;
- Direct marketing: 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact, met dien verstand dat een hernieuwing van deze termijn mits uw toestemming mogelijk is;
- De naleving van onze wettelijke verplichtingen: bewaring conform de wettelijke bewaartermijn.
5. Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd?
We hebben passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging of ongeoorloofde vernietiging.
6. Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens?
De AVG kent u een aantal rechten toe, die u ten aanzien van ons kan uitoefenen. We wensen u er wel op attent te maken dat deze rechten geen absolute gelding hebben en onderhevig kunnen zijn aan bepaalde voorwaarden. Het is bijgevolg mogelijk dat deze rechten niet steeds of niet volledig door u aangewend kunnen worden. Indien dat het geval is, dan zullen wij u daarvan op de hoogte brengen.
Recht om uw toestemming in te trekken
U hebt te allen tijde het recht om uw toestemming te trekken.
Recht van inzage in uw persoonsgegevens
U hebt te allen tijde het recht om uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt in te zien en te controleren. U kan eveneens een kopie van uw persoonsgegevens opvragen.
Recht op rectificatie van uw persoonsgegevens
U hebt te allen tijde het recht om onjuiste, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te vervolledigen of te rectificeren.
Recht om uw persoonsgegevens te laten wissen
U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen.
Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerking
U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking op grond van uw specifieke situatie. Wij staken dan onmiddellijk de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Recht om bepaalde verwerkingsactiviteiten te beperken
U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U hebt het recht om te verzoeken dat de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt – in een gestructureerd, gangbaar en digitaal formaat – naar u worden doorgezonden zodat u ze voor persoonlijk (her)gebruik kunt bewaren, of om de persoonsgegevens rechtstreeks door te zenden naar een andere verwerkingsverantwoordelijke, voor zover dat technisch haalbaar is voor ons.
Recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit
Bent u van mening dat de verwerking van uw persoonsgegevens niet strookt met de gegevensbeschermingswetgeving, dan kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit (bv. de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit in België). U kan
uiteraard ook steeds contact met ons opnemen om een snelle minnelijke oplossing te vinden.
7. Hoe kunt u vragen stellen, uw rechten uitoefenen of informele klachten indienen?
Wenst u uw rechten uit te oefenen, heeft u een vraag of een informele klacht over onze verwerking van uw persoonsgegevens of over deze Verklaring? Dan kunt u contact met ons opnemen op de
volgende manieren:
- via e-mail: hello@mapwave.be
- per post naar het volgende adres: Mapwave, Ankerrui 9 – b201, 2000 Antwerpen.
Indien u uw rechten onder de AVG uitoefent en we redelijke twijfels hebben omtrent uw identiteit, dan kan het gebeuren dat wij aanvullende gegevens opvragen om uw identiteit te controleren.
8. Wijzigingen aan deze Verklaring
Wanneer we dat nodig achten, kunnen we deze Verklaring wijzigen of aanvullen. Indien er aanzienlijke wijzigingen worden aangebracht aan deze Verklaring, zal de datum van wijziging worden aangepast en zullen we u daar eveneens van in kennis stellen en u een kopie van de gewijzigde Verklaring bezorgen.
B. Privacyverklaring met betrekking tot vragenlijsten
Versie 2.0 – 7 oktober 2025
Deze Privacyverklaring (hierna de ‘Verklaring’) is van toepassing op alle personen (hierna ‘u’) die vragenlijsten van Mapwave invullen (b.v. 360°-bevragingen of organisatiebevragingen) (hierna
‘vragenlijsten’).
Mapwave (hierna ‘we’ of ‘Mapwave’) wenst u in deze Verklaring toe te lichten waarom en op welke manier we uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken overeenkomstig Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije
verkeer van die gegevens (hierna de ‘AVG’).
1. De rollen van de partijen die tussenkomen in de organisatie van de vragenlijsten
Wanneer u een van onze vragenlijsten invult, treedt Mapwave op als verwerkingsverantwoordelijke. We verwerken uw persoonsgegevens in het ruimere kader van een samenwerkingsovereenkomst met onze opdrachtgever. Al naargelang het type van vragenlijst is dit de organisatie waarvoor u werkt of waarmee u een samenwerking overweegt. Deze organisatie treedt op als een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer u vragen heeft omtrent de vragenlijsten, dan kan u zich tot ons richten. Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens in de context van uw (toekomstige) samenwerking met uw organisatie, dan kan u zich tot deze organisatie richten. In geval van twijfel zullen wij u informeren wie u dient te contacteren.
2. Doeleinden van de verwerking en rechtsgrond
Uw persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de vragenlijsten (b.v. in het kader van de
ontwikkeling van werknemers, en/of in het kader van organisatieonderzoek). De rechtsgrond die wij
hanteren is uw toestemming. De deelname aan de vragenlijsten is vrijwillig. Indien u weigert uw
toestemming te verlenen, dan staken wij onze verwerking en dan zal uw feedback geen deel uitmaken
van het onderzoek.
We verkrijgen bepaalde persoonsgegevens die betrekking hebben op u van uw organisatie met het
oog op het inrichten van de vragenlijst. Het betreft o.a. uw identificatiegegevens, uw contactgegevens
en professionele persoonsgegevens. Daarnaast verwerken we de persoonsgegevens die u zelf invult
in de vragenlijst.
Naast deze verwerkingsactiviteiten verwerken we eveneens uw persoonsgegevens, nadat we ze
anoniem hebben gemaakt, voor benchmarking. Dit geeft ons de mogelijkheid om over actuele
gegevens te beschikken om op die manier de resultaten te interpreteren en te vergelijken met een
specifieke populatie. Het is daarbij niet mogelijk om de gegevens te herleiden naar u.
3. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de doeleinden omschreven in deze Verklaring. Afhankelijk van de aard van de vragenlijst, delen wij met de opdrachtgever van de vragenlijst hetzij de verstrekte persoonsgegevens, hetzij een analyse op basis van uw persoonsgegevens, hetzij uitsluitend geanonimiseerde gegevens (het geaggregeerde resultaat van de bevraging). Dit wordt verder verduidelijkt voor u de vragenlijst invult.
4. Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Uw persoonsgegevens worden door Mapwave binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt.
5. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Uw persoonsgegevens worden tot maximaal 5 jaar nadat u de vragenlijst hebt ingevuld, bewaard. Nadien worden uw persoonsgegevens geanonimiseerd of gewist.
6. Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd?
We hebben passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies,
misbruik, wijziging of ongeoorloofde vernietiging.
7. Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens?
De AVG kent u een aantal rechten toe, die u ten aanzien van ons kan uitoefenen. We wensen u er wel op attent te maken dat deze rechten geen absolute gelding hebben en onderhevig kunnen zijn aan bepaalde voorwaarden. Het is bijgevolg mogelijk dat deze rechten niet steeds of niet volledig door u aangewend kunnen worden. Indien dat het geval is, dan zullen wij u daarvan op de hoogte brengen.
Recht om uw toestemming in te trekken
U hebt te allen tijde het recht om uw toestemming te trekken.
Recht van inzage in uw persoonsgegevens
U hebt te allen tijde het recht om uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt in te zien en te controleren. U kan eveneens een kopie van uw persoonsgegevens opvragen.
Recht op rectificatie van uw persoonsgegevens
U hebt te allen tijde het recht om onjuiste, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te vervolledigen of te rectificeren.
Recht om uw persoonsgegevens te laten wissen
U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen.
Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerking
U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking op grond van uw specifieke situatie. Wij staken dan onmiddellijk de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Recht om bepaalde verwerkingsactiviteiten te beperken
U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U hebt het recht om te verzoeken dat de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt – in een gestructureerd, gangbaar en digitaal formaat – naar u worden doorgezonden zodat u ze voor persoonlijk (her)gebruik kunt bewaren, of om de persoonsgegevens rechtstreeks door te zenden naar een andere verwerkingsverantwoordelijke, voor zover dat technisch haalbaar is voor ons.
Recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit
Bent u van mening dat de verwerking van uw persoonsgegevens niet strookt met de gegevensbeschermingswetgeving, dan kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit (bv. de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit in België). U kan
uiteraard ook steeds contact met ons opnemen om een snelle minnelijke oplossing te vinden.
8. Hoe kunt u vragen stellen, uw rechten uitoefenen of informele klachten indienen?
Wenst u uw rechten uit te oefenen, heeft u een vraag of een informele klacht over onze verwerking van uw persoonsgegevens of over deze Verklaring? Dan kunt u contact met ons opnemen op de
volgende manieren:
- via e-mail: hello@mapwave.be
- per post naar het volgende adres: Mapwave, Ankerrui 9 – b201, 2000 Antwerpen.
Indien u uw rechten onder de AVG uitoefent en we redelijke twijfels hebben omtrent uw identiteit, dan kan het gebeuren dat wij aanvullende gegevens opvragen om uw identiteit te controleren.
9. Wijzigingen aan deze Verklaring
Wanneer we dat nodig achten, kunnen we deze Verklaring wijzigen of aanvullen. Indien er aanzienlijke wijzigingen worden aangebracht aan deze Verklaring, zal de datum van wijziging worden aangepast en zullen we u daar eveneens van in kennis stellen en u een kopie van de gewijzigde Verklaring bezorgen.
C. Beleid inzake aanvaardbaar gebruik
U bent als gebruiker uitgenodigd om deel te nemen aan een vragenlijst of survey via het Mapwave-platform.
Om het goede verloop te garanderen zijn er een beperkt aantal gebruiksregels.
Bij het gebruiken van het platform en/of het invullen van een vragenlijst of survey, mag u geen illegale activiteiten verrichten, of de openbare orde en goede zeden schenden. Hieronder valt b.v.:
- auteursrechtelijk beschermd materiaal opladen wanneer u weet/moet weten dat dit in strijd met auteursrechten is;
- het versturen van berichten aan grote aantallen ontvangers tegelijk, het versturen van kettingbrieven en phishing-mails of het verspreiden van kwaadaardige software zoals virussen, wormen, Trojaanse paarden en spyware;
- (seksueel) intimiderende inhoud invullen of verzenden, dan wel boodschappen overmaken die blijk geven van of (kunnen) aanzetten tot discriminatie, haat en/of geweld;
- beledigende, discriminerende, racistische, aanstootgevende of pornografische inhoud invullen of verzenden.
Indien Mapwave dergelijke handelingen vaststelt, dan kan zij de toegang tot het platform onmiddellijk afsluiten.





















